Segnaletica digitale per sale riunioni e conferenze

Il costo totale dipende dal numero e dal tipo di schermi, dalle licenze software, dai media player, dalle attrezzature di montaggio, dall'installazione, dall'infrastruttura di rete e dai requisiti di integrazione. Inizia con un progetto pilota che coinvolga due o tre sale. Scegli sale con modelli di utilizzo differenti, come una sala conferenze ad alta richiesta, una piccola huddle room e una sala riunioni per i clienti.
Le voci di costo tipiche includono:

È possibile ridurre i costi riutilizzando gli schermi esistenti, iniziando con un progetto pilota limitato ed eliminando i programmi delle sale stampati e i ripetitivi aggiornamenti manuali dei contenuti.

Puoi gestire la routine degli schermi e dei contenuti tramite la dashboard di Look CMS. Gli utenti possono aggiornare playlist e layout, personalizzare modelli, pianificare contenuti, raggruppare schermi e pubblicare contenuti. Possono inoltre monitorare lo stato dei dispositivi e consultare le statistiche di riproduzione.
Le informazioni basate sul calendario possono aggiornarsi automaticamente, riducendo il lavoro manuale richiesto al personale IT e agli amministratori d'ufficio.

L'accesso basato sui ruoli può essere utilizzato per controllare chi gestisce determinati schermi, contenuti, playlist o posizioni all'interno della piattaforma di digital signage.
In uno spazio di lavoro condiviso, un operatore gestisce la rete di schermi e i team hanno restrizioni di accesso. Le regole relative alla prenotazione delle sale, all'autenticazione e alle prenotazioni devono essere gestite dal calendario o dalla piattaforma collegata.

Il Power over Ethernet, o PoE, fornisce alimentazione e connettività di rete tramite un unico cavo. I touchscreen PoE sono adatti per installazioni interattive che richiedono prenotazione, check-in o altri controlli touch supportati dal sistema collegato.
I display e-ink consumano pochissima energia e possono funzionare a batteria per lunghi periodi. La loro installazione wireless li rende utili su pareti in vetro o in luoghi in cui è difficile far passare nuovi cavi.
L'opzione giusta dipende dalla necessità di interattività dello schermo, dalla frequenza con cui cambiano i contenuti, dall'affidabilità del Wi-Fi o della rete locale, dall'alimentazione disponibile, dalle condizioni di visione e dal costo di installazione.

Sì. Gli schermi più grandi nei corridoi, nell'atrio e nell'area reception possono visualizzare: sale riunioni vicine, disponibilità attuale delle sale, nomi delle riunioni e fasce orarie, planimetrie, frecce direzionali, mappe interattive, destinazioni per i visitatori e istruzioni per la reception.
I layout multizona combinano le informazioni sulle sale con mappe, annunci o messaggi di sicurezza, riducendo la confusione dei visitatori e il carico di lavoro del personale alla reception.

Le "ghost meeting" si verificano quando le sale sono prenotate ma non utilizzate. La segnaletica rende visibile lo stato della sala e supporta il processo di check-in.
Quando il sistema di prenotazione collegato supporta il check-in e il rilascio automatico, le prenotazioni non confermate possono essere restituite al pool di disponibilità. Alcuni ambienti di lavoro utilizzano anche sensori di occupazione di terze parti per identificare le sale prenotate che rimangono vuote.

Sì. Un codice QR visualizzato su un cartello della sala può indirizzare i dipendenti alla pagina di prenotazione mobile, al calendario, all'applicazione web o all'app aziendale già in uso nell'organizzazione.
Ciò offre un'opzione pratica per i display non touch e consente ai dipendenti di prenotare una sala dal proprio dispositivo mobile senza utilizzare lo schermo fisico.

La segnaletica digitale per sale riunioni è particolarmente utile per: sale conferenze e sale riunioni, huddle room e stanze per il lavoro individuale, aule di formazione e sale polifunzionali, aree di hot-desking, spazi di coworking e uffici flessibili, uffici direzionali, uffici dislocati su più piani, campus aziendali e strutture condivise.
Gli spazi caratterizzati da frequenti cambi di programma, elevato turnover, presenza di più dipartimenti o numerosi visitatori sono solitamente quelli che ne traggono il maggior vantaggio.

La segnaletica digitale per sale riunioni è una rete di display digitali utilizzata per mostrare la disponibilità delle stanze, i programmi delle riunioni, le indicazioni, le informazioni per i visitatori e gli annunci aziendali. Solitamente vengono installati piccoli schermi all'esterno delle sale riunioni, mentre display più grandi possono essere posizionati nei corridoi, nelle aree di accoglienza o all'interno delle stanze stesse.
Gli schermi sono gestiti tramite un CMS di digital signage, che consente agli amministratori di aggiornare i contenuti, organizzare i display e monitorare l'intera rete da un'unica dashboard centrale.

La segnaletica per sale riunioni visualizza le informazioni di pianificazione provenienti da una fonte collegata. Quando le informazioni alla fonte cambiano, il contenuto sullo schermo si aggiorna automaticamente.
Look DS gestisce il livello visivo: layout dello schermo, playlist, contenuti sullo stato della stanza, segnaletica direzionale, messaggi brandizzati, contenuti web in tempo reale e monitoraggio dei dispositivi. Le regole di prenotazione e i permessi per le stanze possono rimanere all'interno del calendario o del sistema di gestione delle sale già in uso nell'organizzazione.

È necessaria una connessione a Internet o alla rete locale per ricevere i nuovi dati di pianificazione, i comandi remoti, le pagine web e gli aggiornamenti dei contenuti.
I contenuti di segnaletica memorizzati localmente possono continuare a essere riprodotti in caso di interruzione temporanea della connessione, ma la disponibilità delle sale in tempo reale, le dashboard dinamiche e le modifiche al calendario potrebbero non aggiornarsi fino al ripristino della connettività. L'affidabilità della rete è particolarmente importante per gli schermi che visualizzano informazioni di prenotazione soggette a frequenti variazioni.

Sì. Gli amministratori possono sovrascrivere la normale segnaletica con istruzioni urgenti, percorsi di evacuazione o messaggi di sicurezza. Questa funzione è utile per gli schermi all'interno delle sale riunioni e nelle hall.
Le API di Look DS, i link di azione o le piattaforme di automazione come Zapier possono essere utilizzati per attivare contenuti specifici da un flusso di lavoro esterno. Una connessione diretta a una piattaforma di notifica di emergenza richiede un'integrazione confermata e non deve essere data per scontata come disponibile per impostazione predefinita.
La segnaletica digitale dovrebbe integrare, non sostituire, allarmi, sistemi di diffusione sonora, illuminazione di emergenza o altre infrastrutture di sicurezza obbligatorie per legge.

La maggior parte dei team può iniziare con un set limitato di flussi di lavoro: collegare gli schermi, scegliere i modelli, assegnare le playlist, raggruppare i dispositivi e verificare lo stato degli schermi.
Si consiglia una breve sessione di onboarding per il personale IT, le strutture, la reception o la gestione dell'ufficio. I dipendenti necessitano inoltre di istruzioni chiare sul check-in in sala, sulla prenotazione tramite QR code, sulle regole di rilascio automatico e sul significato dello stato dello schermo.
La configurazione tecnica può essere semplice, ma il successo dell'adozione dipende anche dal comportamento dei dipendenti e da politiche coerenti di gestione delle sale.

Invece di rimanere spento, lo schermo di una sala riunioni inutilizzata può riprodurre una playlist programmata. Questi contenuti possono includere annunci aziendali, KPI e dashboard sulle performance, aggiornamenti sui progetti, messaggi della dirigenza, promemoria sulla sicurezza, riconoscimenti al team, informazioni sulla formazione, contenuti brandizzati, benvenuto ai visitatori e pagine web interne in tempo reale. Look DS può visualizzare pagine web e dashboard compatibili tramite URL, inclusi contenuti basati su browser o HTML5. Ad esempio, uno schermo può mostrare una dashboard Power BI in tempo reale o un'altra applicazione web interna, aggiornandola automaticamente.
La disponibilità della sala deve rimanere lo scopo principale di questa pagina della soluzione. La comunicazione più ampia ai dipendenti, la cultura aziendale, l'onboarding e i contenuti della dirigenza possono essere trattati in modo più approfondito in una pagina dedicata alla segnaletica digitale aziendale.

Look DS fornisce report di digital signage come statistiche di riproduzione, attività dello schermo, utilizzo dei contenuti e informazioni sullo stato di salute dei dispositivi. Gli amministratori possono utilizzare questi dati per verificare che i programmi delle sale, i contenuti di wayfinding e altri messaggi vengano trasmessi correttamente. Metriche come:

Solitamente provengono dal calendario collegato, dalla piattaforma di prenotazione, dal sistema di check-in o dalla soluzione con sensori di occupazione. Look DS non deve essere presentato come una piattaforma di analisi degli spazi autonoma, a meno che tali fonti di dati non siano state specificamente integrate.

Non necessariamente. È possibile riutilizzare smart TV e display compatibili esistenti installando l'app Look o collegando un player Look.
I display commerciali dedicati potrebbero essere preferibili per cartelli sulle porte, corridoi e ambienti sempre attivi, poiché sono progettati per orari di funzionamento più lunghi e un montaggio più semplice. Un piccolo progetto pilota può aiutare a determinare se l'hardware esistente è sufficiente prima di effettuare un investimento maggiore.

La prenotazione interattiva è possibile quando la segnaletica touchscreen è collegata a un flusso di lavoro di prenotazione sale che supporta le prenotazioni dal display. A seconda della configurazione, i dipendenti possono:

Queste azioni dipendono dal calendario o dal sistema di prenotazione collegato. Un CMS per digital signage da solo non fornisce automaticamente la logica di prenotazione delle sale o la scrittura di dati nel calendario.

Il check-in e il rilascio automatico sono solitamente gestiti dal sistema di prenotazione sale o di gestione dell'ambiente di lavoro collegato.
Quando supportato, l'organizzatore della riunione deve confermare l'utilizzo della sala. Se non viene registrato alcun check-in entro un periodo definito, il sistema di prenotazione può liberare la sala e aggiornare la disponibilità mostrata sulla segnaletica.
Alcune organizzazioni collegano sensori di occupazione di terze parti alla propria infrastruttura di gestione delle sale. Questi sensori sono separati da Look DS e devono essere configurati tramite la piattaforma pertinente.

La segnaletica per sale riunioni può visualizzare i dati di pianificazione da piattaforme come Google Calendar, Google Workspace, Microsoft Outlook e Microsoft 365, a seconda dell'integrazione e della configurazione selezionate.
Le organizzazioni che utilizzano un ambiente Microsoft Exchange Server locale (on-premises) devono verificare il processo di integrazione necessario prima dell'implementazione. Disporre di un'installazione di digital signage locale non significa automaticamente che ogni sistema di calendario locale sia supportato senza una configurazione aggiuntiva.

No. Look DS è una piattaforma di digital signage e non sostituisce un sistema di videoconferenza.
Telecamere, microfoni, altoparlanti, soundbar, controller per sale riunioni e dispositivi per conferenze devono essere selezionati separatamente. L'utilizzo di Look DS in un ufficio dotato di Microsoft Teams Rooms o Zoom Rooms non implica certificazione hardware, integrazione AV o controllo delle apparecchiature per conferenze.

Inizia con un progetto pilota che coinvolga due o tre sale. Scegli stanze con modelli di utilizzo differenti, come una sala conferenze molto richiesta, una piccola huddle room e una sala riunioni per i clienti.
Durante il progetto pilota, testa:

Utilizza il feedback dei team IT, dei responsabili delle strutture, dei dipendenti e del personale di reception prima di estendere il sistema ad altri piani o edifici.

Look DS è disponibile come piattaforma SaaS basata su cloud per la gestione remota centralizzata e l'implementazione scalabile degli schermi.
È disponibile anche un'opzione di digital signage on-premise per le organizzazioni che necessitano di ospitare l'infrastruttura server all'interno del proprio ambiente. Il modello di implementazione appropriato dipende dalle politiche IT interne, dai requisiti di hosting, dall'architettura di rete e dalle risorse amministrative.

Gli amministratori possono organizzare gli schermi in gruppi per stanza, dipartimento, piano, edificio o sede. A ogni gruppo possono quindi essere assegnate playlist e layout differenti. Ad esempio:

I modelli possono essere personalizzati con il logo, i colori del brand, i caratteri tipografici e lo stile visivo dell'organizzazione. Una targetizzazione pertinente evita inoltre il sovraccarico informativo causato dalla visualizzazione degli stessi contenuti generici su ogni schermo.

I cartelli sulle porte dovrebbero essere posizionati a un'altezza di visione confortevole vicino all'ingresso. Un'altezza adeguata è di circa 150 cm dal pavimento, sebbene debbano essere considerati anche i requisiti di accessibilità e la disposizione fisica dell'edificio.
Lo schermo dovrebbe essere facile da leggere dal corridoio senza ostruire l'ingresso. Gli indicatori a colori rendono lo stato della sala visibile anche da una distanza maggiore.

Le opzioni hardware più comuni includono:

Look DS può essere eseguito tramite l'App Look su dispositivi supportati o tramite un Look HDMI Player collegato a un display HDMI. I pannelli per la segnaletica delle porte, i touchscreen, i dispositivi e-ink, le strisce LED di stato, i supporti e i sensori possono essere forniti da produttori di hardware terzi.

Look DS può essere utilizzato insieme agli ambienti Microsoft 365, Google Workspace, Google Calendar, Outlook e Microsoft Teams Rooms, a condizione che sia configurata l'integrazione necessaria del calendario o dei dati.

La segnaletica per sale riunioni aiuta a ridurre i conflitti di prenotazione offrendo a tutti la stessa pianificazione visibile e le stesse informazioni sullo stato della sala.
Tuttavia, nessuna piattaforma di segnaletica può garantire l'assenza totale di doppie prenotazioni se il calendario di origine, le autorizzazioni di prenotazione, le integrazioni e le regole di sincronizzazione non sono configurati correttamente. Look DS visualizza e distribuisce le informazioni fornite dai sistemi collegati; non sostituisce il database di prenotazione stesso.

Il lavoro ibrido rende la richiesta di spazi meno prevedibile. Alcuni giorni molti dipendenti possono contendersi le stesse stanze, mentre in altri le sale rimangono sottoutilizzate.
Gli schermi che mostrano lo stato della stanza in tempo reale indicano la disponibilità senza interrompere le riunioni. Inoltre, riducono le prenotazioni fantasma e semplificano l'utilizzo delle sale più richieste.